También llamados OAS por sus siglas en inglés (Office Automation Systems) consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc. Cuando varias de estas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su distribución e instalación, al conjunto se le conoce con el nombre de suite ofimática.
Modelos de OAS
Quizá el paquete de software más popular que puede ajustarse a la definición de OAS (y al de suite ofimática) sea Microsoft Office en cualquiera de sus versiones. Este software, perteneciente a la compañía Microsoft, funciona oficialmente bajo los sistemas operativos Microsoft Windows y Apple Mac OS, aunque también lo hace en Linux si se utilizan emuladores.
Existen otras suites ofimáticas disponibles para cualquier usuario que se distribuyen libremente, algunas de ellas son:
Modelos OAS en la actualidad.
En la actualidad, con la aparición de la filosofía de la Web 2.0 están proliferando las suites ofimáticas en línea, que no son más que aplicaciones que cumplen las mismas funciones que los clásicos OAS de escritorio, pero disponibles para ser utilizados en algún portal de Internet. Estas suites presentan la ventaja de que un usuario puede trabajar con sus propios documentos desde cualquier ordenador conectado a Internet, además, en estos sistemas suele ser muy fácil compartir documentos, facilitando así el trabajo colaborativo. Algunas de estás suites son:
Análisis.
Se entiende por sistema de automatización de oficinas que son programas que incrementan productividad en la compañía u organizaciones con la intención de mejorar y avanzar en la productividad financiera y sistemática basándose en la tecnología; Estas tecnologías y aplicaciones proveen la base para la integración de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis, estructura, asignación de recursos y tecnología disponible, para obtener el máximo beneficio y, al mismo tiempo, evitar crear temores o falsas expectativas en el lugar de trabajo.
Existen numerosos programas que cubren las necesidades de toda oficina en particular, ya sea para recursos, informática, ventas etc.; tomando en cuenta que la automatización de oficinas es un concepto amplio y multifacético que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administración y el de la tecnología de información, los cuales son de gran importancia para el éxito de la organización. Hoy en día existen empresas que aun tienen una versión antigua de software es por ello que se recomienda actualizarlos ya que existe una variedad de programas que se acopla con el tamaño administrativo de cada empresa.
Se recomienda un paquete de programas avanzados como el OAS, ya que por ser de Microsoft brinda una calidad de programas que nos apoyan de manera eficaz en las labores diarias de determinada organización, ya sea para números, sacar datos o información general este software se recomienda ampliamente.
Ventajas de los Sistemas Automatizados
La automatización de un proceso frente al control manual del mismo proceso, brinda ciertas ventajas y beneficios de orden económico, social, y tecnológico, pudiéndose resaltar las siguientes:
· -Se asegura una mejora en la calidad del trabajo del operador y en el desarrollo del proceso, esta dependerá de la eficiencia del sistema implementado.
· -Se obtiene una reducción de costos, puesto que se racionaliza el trabajo, se reduce el tiempo y dinero dedicado al mantenimiento.
· -Existe una reducción en los tiempos de procesamiento de información.
· -Flexibilidad para adaptarse a nuevos productos y disminución de la contaminación y daño ambiental.
· -Racionalización y uso eficiente de la energía y la materia prima.
· - Aumento en la seguridad de las instalaciones y la protección a los trabajadores
Desventajas de los Sistemas Automatizados
· -Gran capital
· - Decremento severo en la flexibilidad
· - Incremento en la dependencia del mantenimiento y reparación.
